Hur skriver man ett bra pressmeddelande? 10 tips.
Vad är dett pressmeddelande?
Ett pressmeddelande, eller en pressrelease som det också kallas, är en skriftlig kommunikation som används av företag, organisationer för att nå ut till media och allmänheten med ett budskap. Det kan röra sig om nyheter, händelser eller annan information. Syftet med ett pressmeddelande är att väcka intresse, informera och locka journalister, redaktörer och andra medierepresentanter att skriva eller rapportera om budskapet i pressmeddelandet.
Pressmeddelanden liknar oftast en nyhetsartikel som är skriven i ett objektivt tonläge, oftast i tredje person, och följer en tydlig och strukturerad form. Det innehåller vanligtvis den viktigaste informationen högst upp och går gradvis in på mer detaljerande fakta längre ned. Ett bra pressmeddelande bör innehålla en tydlig rubrik och en kort ingress som sammanfattar nyheten på ett intresseväckande sätt.
Ett välformulerat pressmeddelande bör också svara på de grundläggande frågorna vad, var, vem, varför, när och hur för att ge en fullständig bild av budskapet avsändaren vill få fram. Det är viktigt att pressmeddelandet är sakligt och undviker användning av uppenbara marknadsföringsord eller subjektiva uttalanden.
För att nå ut till sin målgrupp skickar avsändaren pressmeddelandet direkt till medierna via e-post eller genom en online-pressrum där journalister och allmänheten kan hämta relevant information. Om nyheten anses intressant och relevant för medierna, kan den tas upp i nyhetsartiklar, blogginlägg, radioprogram eller tv-reportage, vilket ger avsändaren ökad synlighet och publicitet.
Att få uppmärksamhet i medier ger en hög trovärdighet som för de flesta företag och organisationer är svår att bygga upp genom betalda annonser och reklamkampanjer. Så det är värt att lägga tid på att utforma ett bra pressmeddelande. Här nedan följer tio praktiska tips som kan vara till hjälp när du ska skriva ett pressmeddelande.
10 tips för att skriva ett effektivt pressmeddelande
Mål, ämne och syfte: Definiera vad målet, ämnet och syftet är med pressreleasen. Fokusera på en enda nyhet och besvara frågorna vad, var, vem, varför, när och hur. Se till att din nyhet är aktuell och relevant för målgruppen och platsen där den publiceras. Om du vill säga många olika saker eller har mer än en nyhet är det bättre att skriva flera olika pressreleaser än att samla allt i en.
Avsändaren ska vara tydlig, gärna med företagets eller organisationens logga väl synlig. Då behöver avsändaren inte upprepas i rubriken. Datera också pressmeddelandet tydligt, till exempel enligt följande modell: ”Pressmeddelande den XX augusti 20XX”.
Välj målgrupp(er): Olika tidningar och journalister skriver om olika ämnen, på olika sätt och med olika infallsvinklar. Till exempel vänder sig Aftonbladet, Svenska Dagbladet och Sköna Hem till delvis olika målgrupper. Så det är viktigt att förstå vilka medier och journalister du vänder dig till och att ta hänsyn till deras intressen. Vänd dig till rätt meider och journalister och anpassa pressmeddelandet så att det passar den specifika målgruppen och journalistens kompetensområde.
Hitta en bra vinkel och rubrik: Hitta en vinkel som gör din nyhet så intressant som möjligt. Förstå vad som ger en artikel nyhetsvärde och anpassa din kommunikation därefter. Skriv en intressant rubrik. Den bör få plats på en rad. Tänk dig att du skriver en nyhet i media och hämta gärna inspiration från de intresseväckande och kanske fyndiga formuleringar som ofta förekommer i media.
Använd en ingress: Sammanfatta innehållet i ditt pressmeddelande i en kort ingress på två till fyra rader. Börja med det viktigaste i budskapet. Rubrik och ingress ska kunna kopieras direkt av en nyhetsredaktion som vill göra en notis. Ingressen kan gärna markeras med fet stil.
Lättläst och strukturerad copy: Skriv med ett externt perspektiv och undvik att använda "vi" - använd istället "de". Var neutral, enkel och rakt på sak utan att använda utropstecken eller beskrivningar och ord som låter som reklam eller marknadsföring. Skriv det viktigaste först för att maximera sannolikheten för att det kommer med ifall en nyhetsredaktion väljer att publicera budskapet. Ett par korta och koncisa uttalanden gör pressmeddelandet mer livfullt och uppskattas av media. Ange namn och titel efter första citatet och därefter bara namn. Intressanta rubriker och underrubriker är ett bra sätt att strukturera upp texten och göra den mer tydlig och lättläst. Se till att pressmeddelandet blir korrekturläst innan det skickas ut!
Visuellt innehåll: Lägg till relevanta bilder eller videor för att stärka ditt pressmeddelande. Ge journalisterna information om var de kan få tillgång till bilderna. Till exempel kan man med fördel ha med en länk till en webbplats med relevanta bilder på till exempel talespersoner eller det som pressmeddelandet handlar om. Bra bilder för fri publicering ökar chansen att det blir en illustrerad artikel i stället för en liten notis.
Kontaktpersoner: Ange kontaktuppgifter till någon eller några personer som kan ge ytterligare information. Telefonnummer och mejladress bör finnas med. Förbered kontaktpersonerna så att de är tillgängliga när pressmeddelandet går ut, ifall journalister ringer. Den som missar ett samtal bör försöka ringa tillbaka till journalisten så snart som möjligt. Förbered också möjliga frågor och svar, för att vara påläst om journalister hör av sig. Skriv gärna ned kortfattade och tydliga svar.
Boilerplate-text: Längst ner i pressmeddelandet är det bra om det finns en standardtext på ett par rader om ditt företag/organisation och dess verksamhet – en så kallad boilerplate-text. Använd en mindre teckenstorlek för denna text. Ange även er webbadress.
Skicka ut: Skicka pressmeddelandet via mejl, med rubriken i ämnesraden. Texten klistras in direkt i mejlet. Lägg gärna ut pressmeddelandet på er webbplats samtidigt som det skickas ut. För att få ännu mer spridning kan du använda en distributionstjänst för pressmeddelanden (som till exemempel MyNewsdesk) som är gratis att prova.
Och fyra saker att undvika
Genom att följa ovanstående tips ökar chansen att ditt pressmeddelande når ut till rätt målgrupp och uppmärsksammas på ett bra sätt i media. Det finns också en del saker du bör undvika när du skriver pressmeddelanden.
Skriv inte för långt: Ju längre text, desto större risk att nyhetsredaktioner ignorerar pressmeddelandet. Skriv aldrig längre än en A4-sida.
Använd inte teknisk jargong: Använd inte teknisk jargong eller uttryck som är specifika för en viss bransch eller verksamhet. Skriv istället enkelt. Texten ska vara begriplig även för personer som inte är insatta i din verksamhet, förutsatt att pressmeddelandet inte är riktat specifikt till fackpress och specialister inom ett visst område.
Pressa inte in flera olika nyheter i samma pressmeddelande: Att lägga in flera olika ämnen eller nyheter i samma pressmeddelanden blir lätt förvirrande och otydligt för mottagaren.
Låt inte ”säljig” eller ”reklamig”: Journalister ignorerar pressmeddelanden som låter som företagsreklam. En text som redan låter som en nyhetstext och som inte behöver skrivas om helt av journalisten har större chans till publicering.
Uppföljning
Efter publicering är det också alltid bra att följa upp och analysera hur pressmeddelandet fungerade och hur journalister och målgrupper reagerade. Här kan man dra många nyttiga lärdomar och förbättra sig inför framtida kommunikation.
